Compression (pas de billets, de personnel)

Avertissement : bien que caché par une tonne de crétineries diverses et avariés ce billet est très sérieux.

Quand j’ai commencé a travaillé (19 ans, 4 mois et 7 jours), dans les bureaux on avait des secrétaires, maintenant on a des assistantes de direction, des intranets, des agendas partagés, des mails et autres mécanismes sympathiques. Si on utilise mal un truc, l’assistante de direction t’engueule. On avait aussi un machin important : la confiance. D’ailleurs si j’étais Filaplomb, j’aurais écrit ce mot dans une jolie police de caractères.

Tous ces trucs ont été conçus par des consultants. Je sais de quoi je parle, je suis consultant, ce qui ne se limite pas à mettre des cravates alors que les autres sont en jean. Un consultant c’est quelqu’un qui est salarié par une entreprise (ou à son compte, mais pas moi) et qui travaille dans une ou plusieurs autres, à la journée, au mois, au trimestre. Il existe d’autres périodes, mais l’objet du billet n’est pas de les référencer.

En tant que consultant, j’ai personnellement deux clients principaux. Je travaille donc pour trois entreprises. Ma boîte et les deux clients.

J’ai donc gagné : 3 assistantes de direction, 3 systèmes intranets, 3 agendas partagés, 3 mails professionnels. Et encore, je ne parle que de la partie administrative.

En 1987 donc (je suppose que vous savez compter, je précise que j’ai commencé à travailler jeune, je ne suis pas un vieux crabe. A la limite un gros crabe), quand je devais aller voir un collègue à Marseille, je lui téléphonais pour déterminer la date et je donnais un post-il à la secrétaire avec la destination et la date. Deux heures après, elle me remettait les billets d’avion qu’elle avait reçus par le coursier de l’agence de voyage à qui elle avait téléphoné suite à ma demande.

Avec le progrès, on aurait pu avoir un système de type : je vais sur le site air France et je réserve moi-même mon avion au nom de la société.

Ben non !

Petit a : pour trouver une date de rendez-vous, il faut que je jongle avec les agendas électroniques.
Petit b : pour permettre la facturation par ma boîte, il faut une validation du client. Un formulaire électronique remplir.
Petit c : les assistantes ne savent pas où vous habitez (près de Roissy ou d'Orly), il faut donc aller sur le site d’Air France choisir les vols. Deuxième formulaire électronique à remplir.
Petit d : il faut attendre que le premier formulaire soit imprimé par l’assistante puis signé par le client.
Petit e : il faut une validation de la direction (pas du client de la boite). Troisième formulaire électronique à remplir. Suivi d’un mail où il faut que je reprécise tout, y compris mon numéro Flying Blue et mon numéro d’abonnement Air France.
Petit f : pour que le chef valide, il faut qu’il reçoive le premier formulaire, qui doit donc être émis par fax (puis par courrier pour pouvoir être joint à la facture).
Petit g : elle contacte l’agence de voyage lui refournit toutes les données que je lui ai fournit (date et heure de vol, numéro de cartes d’abonnés, …).
Petit h : l’agence de voyage lui notifie par mail que la réservation est OK, mail qu’elle me fait suivre.
Petit i : ça c’est bien, j’obtiens le billet sur le serveur d’Air France et je l’imprime moi-même.

Un autre exemple (le dernier j’espère)…

« Dans le temps », en fin de mois, la secrétaire m’appelait au téléphone pour me demander ce que j’avais fait dans le mois et qui il fallait facturer. Ensuite j’envoyais par courrier mes notes de frais ou je lui les remettais en main propre.

Maintenant, je remplis un premier rapport d’activité le 25 du mois pour moi ma boîte pour qu’elle puisse estimer le chiffre d’affaire afin d’en informer les investisseurs le 2 ou le 3 du mois suivant. Chaque semaine, je remplis un rapport d’activité pour la gestion de projet de chaque client. Chaque début de mois, je fais un rapport d’activité signé par le client pour la facturation. Ensuite, je remplis mes notes de frais en agrafant les factures (une page par jour) en détaillant tout.

C’était le dernier exemple. On pourrait les multiplier pour montrer comment les entreprises qui croient gagner des sous en optimisant la gestion en perdent royalement, mais ce n’est pas l’objet du billet.

Qui est : en comprimant le personnel au gré des réorganisations et progrès technologiques, les entreprises perdent de l’argent. Qui aurait pu être aussi : maintenant on n'a plus confiance dans les employés, il faut des documents signés pour être conforme à la démarche établie par le service "méthodologie".

Je gagne trois fois plus qu’une secrétaire, mais je passe un cinquième de mon temps en des démarches administratives pour faire du boulot qu’une secrétaire pourrait faire en trois fois moins de temps que moi.

Question 1 : serait-il rentable pour l’entreprise d’embaucher une secrétaire pour 10 salariés ? Réponse : oui.

Question 2 : quelle heure est-il ? Réponse : non.

Réponse 1 (détaillée). Imaginons qu’une secrétaire gagne 1000 euros et moi 3000. Un cinquième de mon temps, ça fait 600 euros. Pour dix types comme moi, ça fait un coût pour l’entreprise de 6000 euros (pas un coût, une perte : pendant 6000 euros de temps, on n’est pas productif).

Parallèlement, je bosse 40 heures par semaine (on va dire ça pour simplifier). J’en passe un cinquième en démarches administratives, donc huit heures. La secrétaire y passe trois fois moins de temps (c’est son métier), donc trois heures (2,67, mais on ne va pas chipoter). Pour s’occuper de 10 personnes, il lui faut donc 26 heures et 40 minutes… Comme elle prend des congés, cette fainéasse, le compte est bon. S’il lui reste deux ou trois heures, j’ai bien une activité à lui suggérer, mais ce n’est pas réellement du travail de bureau.

Je récapitule : en employant une secrétaire pour 10 employés de bureau, une entreprise gagne 5000 euros en rentabilité directe (sans compter que les cadres n’étant pas employés à faire des bêtises, le travail est mieux fait). 5000 euros en gros (il faudrait ajouter les charges et retrancher le coût d’un poste de travail : ordinateurs, bureau, mètres carrés, …).

Vous êtes sceptiques ? Je vais ajouter deux exemples.

Le premier : j’ai oublié mon stylo à la maison (c’est un exemple : on peut décliner à partir des agrafes, des post it, des stabylos, de l’encre pour l’imprimante)… Pour un récupérer un, à moins de le voler à un collègues (ce qui ne fait que reporter la charge pour l’entreprise mais est une pratique courante), il faut que j’aille jusqu’au bureau de l’assistante de mon directeur, à un autre étage, que je lui fasse un brin de causette, qu’elle ouvre l’armoire… Ou que je reparte parce qu’elle n’est pas à son bureau (pause café, prise de notes pour le chef, ….). 10 minutes. Il y a dix ans, je criais « Ma poule ! T’as pas un bic ! », elle répondait : « t’as qu’à te lever gros con ». Et hop ! Une minute.

Le deuxième : je veux envoyer un courrier de 10 lignes à signer par le chef. Il y a dix ans, j’écrivais le truc sur un papier et je le donnais à la secrétaire qui revenait vingt minutes après pour me le faire relire.

Maintenant :
Petit a : cherchez sur l’intranet le modèle officiel de courrier qui fasse plaisir à la direction de la communication.
Petit b : rappelez vous la procédure d’enregistrement d’un courrier, puis cherchez le fichier où sont enregistrés les courriers.
Petit c : rappelez-vous le nom de la direction depuis la dernière réorganisation.
Petit d : tapez le truc.
Petit e : cherchez l’adresse du destinataire.
Petit f : tapez l’adresse à la bonne position.
Petit g : recommencez, l’adresse n’est pas en face de la fenêtre de l’enveloppe… à fenêtre.
Petit h : faites le tour des étages pour trouver du papier à en-tête (ne pas oublier de prendre plusieurs exemplaires, voir pour la suite).
Petit i : imprimer le courrier.
Petit j : Recommencez, le papier à en-tête n’était pas dans le bon sens dans l’imprimante.
Petit k : Recommencez, cette fois-ci, le document a été imprimé au dos du papier à en-tête.
Petit l : Recommencez, vous avez fait la même boulette que la fois précédente.
Petit m : Reformatez le courrier, la ligne avec le nom du directeur est superposée avec la ligne où est marqué l’adresse de l’entreprise sur le papier à en-tête.
Petit n : Pliez le courrier pour qu’il rentre dans le document.
Petit o : Imprimez le courrier une nouvelle fois, vous ne l’aviez pas plié convenablement.
Petit p : imprimer le courrier une nouvelle fois, vous avez oublié de le faire signer par le directeur.
Petit q (c’est une façon de parler) : remettez le courrier à l’assistante du directeur
Petit p (idem) : recommencez le courrier en mettant la formule de politesse qui corresponde au degré hiérarchique des correspondants, ce que vous aviez oublié.
Petit o : Merde ! L’heure de départ du courrier est dépassée !