Les mails professionnels

L’ami Lolobobo a fait, mercredi, une colère parfaitement justifiée dans Facebook : il venait de recevoir une dizaine de mails professionnels qui finissaient tous par « Cordialement ». C’est un sujet récurent, dans les blogs, y compris les miens. Reprenons à la base car les internautes se sont donné un tas de règles d’usage qui n’ont pas lieu d’être et qui nuisent d’une part à l’efficacité et d’autre part à l’image. Seule la répétition permettra de faire entrer dans le crâne des pauvres salariés un petit peu de bon sens.

Reconnaissez donc que quand vous écrivez « Cordialement », ça veut souvent dire : « Bon, ça ira pour cette fois mais tu commences à me casser les couilles, la prochaine fois, tu ira te faire enculer. »… D’ailleurs, beaucoup de lascars incluent ce « Cordialement » dans la signature automatique des mails. Une formule de politesse insérée de manière automatique ? On croit rêver.

Tiens ! Commençons par cette signature automatique puisque c’est un élément de paramétrage de votre messagerie. Savez-vous par exemple qu’elle ne doit jamais inclure le logo de votre entreprise ? En effet, les mails sont de plus en plus souvent traités automatiquement par des applications, souvent de type « réseau social d’entreprise ». L’image graphique avec le logo viendrait polluer ses applications. Votre signature contiendra uniquement trois lignes avec, respectivement :

- votre prénom et votre nom,

- le nom de l’entreprise au nom de laquelle vous envoyez le mail (qui n’est pas nécessairement votre employeur) suivi d’une courte description de votre positionnement ou de votre rôle (pour moi, ça fait sept cinq et tout y est),

- votre numéro de téléphone.

Surtout rien de plus ! Une question d’image. A la limite, votre signature automatique pourrait être vide (et elle doit l’être quand vous écrivez avec un smartphone pour que les lecteurs fassent la différence) mais les destinataires pourraient avoir besoin de votre numéro de téléphone et de connaître votre rôle dans l’entreprise.

Poursuivons par les destinataires (la route sera longue pour que j’en vienne à la signature mais j’ai une heure avant l’ouverture du bistro).

Si vous répondez à un mail et que vous changez les destinataires en copie, dites-le en début du mail (sauf si vous vous contentez d’ajouter votre responsable hiérarchique directe ou un subalterne). Si vous ne le faites pas, vous passeriez pour un salopard. A votre décision pour vous l’expliquer par mail privé.

Sinon, j’avais toujours pensé (et dit dans mes précédents billets) qu’il fallait un minimum de destinataires à chaque mail mais j’ai abdiqué pour plusieurs raisons… Alors je réfléchis soigneusement à la liste des gens que je dois mettre en copie et je rédige ma bafouille pour ne pas avoir l’impression de spammer les destinataires en trop !

L’objet ? Si le mail est important, soignez l’objet, non pas pour que le destinataire comprenne bien ce dont quoi vous voulez parler mais pour pouvoir retrouver votre mail dans plusieurs mois.

Nous arrivons au corps du mail que vous vous sentez obligé de commencer par une formule de politesse, du genre « Bonjour ». C’est une erreur ! Vous pouvez mettre « Bonjour Machin » (à la rigueur) ou « Salut » (si vous êtes suffisamment « intime ») mais jamais « Bonjour » (en fin de mail, j’y reviendrai, vous pourrez mettre « bonne journée »). Vous vous sentez obligé de le faire par peur de passer pour un malpoli ou toute autre raison comme le fait que c’est un usage courant, faites le ! Mais pas systématiquement. Habituez vos destinataires. Ne pas commencer par un « bonjour » est une marque d’efficacité. Les mails ont remplacé des notes de service et autres trucs. Est-ce que vous y verriez un « Bonjour » ? Et plus le mail est court, plus la formule finale (le « bonne journée ») est proche et rend inutile la formule introductive.

Ainsi le mail doit être court. Ce n’est pas toujours possible, s’il est nécessaire de faire une explication technique, fonctionnelle ou juridique (et c’est un peu mon boulot, en plus ; je suis un spécialiste des mails longs). Il y a plusieurs solutions pour non pas raccourcir le mail long mais le rendre efficace. Je vais vous en proposer deux :

La première : commencer le mail par un résumé de deux lignes (genre : « nous avons trouvé l’objet de la panne, elle a été corrigée à 23h42, nous vous présenterons prochainement un plan d’action pour éviter qu’elle ne se reproduise ») que vous mettez en gras puis vous faites votre explication en mettant en gras non pas ce qui est important mais ce qui doit être porté à la connaissance des « destinataires en copie » (genre les andouilles d’un échelon hiérarchique supérieur qui auront à répondre à la direction).

Je vais reprendre dans l’autre sens : quand vous recevez un long mail, vous lisez tout ? Non sauf si le sujet vous passionne ou si vous avez la responsabilité de lire. Vous lisez uniquement le début et les passages en gras. Hé bien figurez-vous que les gens qui vous lisent font pareil. C’est toujours déprimant. Parole de blogueur qui pond des billets de blog trop longs depuis 10 ans.

La deuxième : mettez carrément le texte après la formule de politesse et faites un mail très court (comme : « vous trouvez ci-après l’argumentation quant à [...], vous en souhaitant bonne lecture, bonne soirée, Nicolas »).

Quand le texte est long, n’hésitez pas à ajouter des jeux de mots ou autres plaisanteries à condition qu’ils ne soient pas trop mauvais.

Au passage, vous noterez dans l’exemple ci-dessus qu’on peut être parfaitement poli, léger et efficace sans un « bonjour » et un « cordialement »… Ce qui nous amène à la formule de politesse finale et à la signature (celle qui se met avant votre signature automatique).

Le cordialement est à proscrire. Il n’est pas français et est faux cul. Point barre. Quand j’écris à un type que je ne connais pas, il n’y a aucune cordialité. Il y a plusieurs solutions pour remplacer le « Cordialement », du genre « Bonne journée ». Attention néanmoins, des confrères à moi citent un tas de formules visant à se donner de l’originalité. Vous n’êtes pas là pour être original mais poli et efficace. Cette formule de politesse de fin de mail n’est pas obligatoire ! Vous pouvez la remplacer par un « A votre disposition » ou ne rien mettre (je sais, ce n’est pas toujours facile). Je mets souvent un « A+ » pour les personnes avec qui je dialogue souvent et qui savent que j’ai mieux à foutre que d’écrire des formules de politesse...

La signature, enfin ! Elle n’est pas nécessaire. Les destinataires savent bien qui vous êtes et, en plus, vous avez votre signature automatique. J’aime bien, néanmoins, finir par mon prénom, après le « Bonne journée » ou par « N. » après le « A+ ».

Admettez que « papati patata, bonne journée, Nicolas » a plus de gueule que "Bonjour, patati patata, Cordialement, Nicolas ». A nous « d’éduquer » nos interlocuteurs à notre propre langage.

Au boulot !