C'est quoi Microsoft Team ? #tutoriel

Ah ben voila, tu es confiné chez toi en télétravail et ton patron te force à utiliser Teams. Avant même que le Covid n’arrive, tu pensais bien qu’on allait te changer tes outils. Déjà, tu connais un peu Teams vu qu’on t’oblige à téléphoner avec. Bon ! On va t’aider. Tu as peut-être été regarder dans Wikipedia ou Google mais tu ne comprends pas ce genre de phrase : « Microsoft Teams est une application de communication collaborative propriétaire (SaaS) officiellement lancée par Microsoft en novembre 20161. Le service s'intègre à la suite Microsoft Office 365 et Skype et propose des extensions pouvant être intégrées à des produits autres que Microsoft. ».

Tu comprends chaque mot mais tu butes sur certains trucs. Office 365. C’est rien. C’est le nouveau nom commercial de la série bureautique de Microsoft : Outlook, Word, Excel, Powerpoint,… Ils vendent ça maintenant par licence annuelle. Tu peux travailler avec un logiciel sur ton ordinateur ou avec une application web. Et SaaS : ça veut dire que le logiciel est une application web, web où tu pourras stocker tes données. Dans le Cloud, comme on dit, même si ça n’a pas grand-chose à voir.

Mais revenons à Teams. Tu te demandes à quoi ça peut bien servir. On s’en fout. Ce qui importe c’est ce que tu en feras. On verra. Tu vas commencer à l’installer sur ton ordinateur même si tu peux y avoir accès via le web. Tu devrais aussi l’installer sur ton smartphone, même s’il est personnel, parce que, pour certains trucs, c’est bien pratique. Une petite réunion allongé sur ton divan ? Plus sérieusement, si tu es dans une pièce avec plusieurs personnes et que tu n’as pas de casque, il te faut bien écouter les conversations.

Tu prendras bien soin de démarrer l’application tous les matins.

Le calendrier

Tiens ! A gauche tu as un menu avec six grosses icônes : activités, conversation, équipes, calendrier, appels et fichiers. Commence par cliquer sur « Calendrier ». Tu y retrouves ton agenda Outlook. Magique, non ? Tu te demandes à quoi ça sert d’avoir plusieurs agendas… Tu te poses trop de questions, franchement. On y reviendra, je te dis. Utilises en priorité ton agenda Outlook pour organiser des réunions pour différentes petites raisons mais surtout parce que ça te permet d’inviter des gens extérieurs à ton entreprise. Tu passeras par l’agenda Teams pour te connecter aux réunions.

Puisqu’on y est, on va commencer par ça. Vas dans ton Outlook. Crée un nouveau rendez-vous que tu appelleras « Réunion toto pour test team » même si c’est rigolo à prononcer. Dans l’onglet « Rendez-vous », tu verras un sous onglet « Réunion Teams » et, là, tu pourras inviter tous les pingouins que tu veux. Le jour de la réunion, s’ils ne sont pas manchots, ils n’auront qu’à cliquer sur la notification pour y participer s’ils ont teams. S’ils ne l’ont pas, ils pourront cliquer sur le lien dans le rendez-vous. Et hop ! Une bonne chose de faite.

Les fichiers

Revenons sur ce menu vertical à grosses icônes. Clique sur Fichiers. Je sais, je ne procède pas dans l’ordre. Tu y verras la liste des derniers fichiers du « cloud » que tu as ouverts récemment : ceux dans Teams voire d’ailleurs,…  Si tu cliques sur un fichier, tu pourras l’ouvrir (quand ça fonctionne, hein !, j’ai oublié de te dire qu’il y a quelques bugs et l’intégration avec SharePoint a des limites…). Au bout des noms de fichier, tu verras trois petits points : clique et vois ce à quoi tu as le droit. Je ne vais pas tout te dire, non plus.

On verra par la suite mais à un tas de moments, Teams permet de manipuler des fichiers. Par exemple, au cours d’une conversation téléphonique, on pourra se partager un fichier. Cette grosse icone permet de les retrouver plus facilement.

A ce stade, tu as appris à organiser des réunions avec Outlook et à ouvrir des fichiers.  Comme si tu ne le savais pas déjà… Ce n’est pas grave. On va continuer en mettant les mains dans le cambouis.

Les paramètres

En haut, sur la droite, tu verras une espèce de bouton avec tes initiales et ta photo. Clique sur « Paramètres ». Tiens ! Il y a un machin pour démarrer automatiquement l’application au démarrage du PC. Moi qui te suggérais de le faire tous les matins. A part ça, il y a plein de truc que tu découvriras plus tard. Revenons au sérieux.

Les appels

Dans le menu à grosses icones, clique sur Appels. La page s’appelle « numérotation rapide » et, si tu as mis du monde dans tes contacts, ils apparaitront dans le gros pavé à droite. Au stade où tu en es, tu ne dois pas avoir beaucoup  de monde, mon pauvre, ou que les gens à qui tu as déjà parlé ou des types dont tu ne sais pas ce qui foutent là. C’est un éternel problème des outils modernes, les contacts apparaissent un peu au hasard…. En haut du pavé, tu as donc « numérotation rapide ». Là, tu pourrais y mettre les gens que tu appelles souvent.

Sous chaque personne, tu auras une caméra (pour lancer une visio), un téléphone (pour lancer un appel) et trois petits points pour lancer un « chat » (conversation instantanée) ce que tu pourras faire aussi en passant la souris sur la photo ou les initiales dans les pavés. Magique, non ?

Bref, tu auras compris que tu peux téléphoner à des gens avec ton ordinateur. A quoi ça sert, tu me diras. Je te répondrai : arrête les questions, c’est moi qui parle. Dans la ligne en haut, tu peux taper le nom d’une personne de l’entreprise. Au moins, ça fait répertoire.

Pendant les appels, visio et audio, si tu vas au centre de l’écran, un petit menu apparait avec des choses très bien. Tu pourras par exemple partager un fichier avec les participants ou leur montrer ton propre écran afin de faire des présentations.

La différence entre audio et visio est qu’en vision les interlocuteurs verront ta tronche. Je ne doute pas que tu es très joli mais tu peux faire du télétravail en caleçon. Donc évite. Evite vraiment : ça bouffe de la bande passante des participants et tu ne connais pas les spécificités de leur connexion.

Les notifications

Revenons à notre menu à grosses icones (toi-même !). Des fois, tu verras un bouton rouge, sur une des entrées. Tu cliqueras dessus car il y a quelque chose à lire. Souvent, à droite de ce menu, il y a un sous menu. Si une entrée du sous menu est en gras, c’est que tu as de la lecture.

Les équipes

Poursuivons les grosses icones. Une d’elle s’appelle « équipe » ce qui veut dire teams en anglais ce qui ne t’aura pas échappé. Clique. En principe, tu as au moins une équipe avec un truc qui s’appelle « Général » juste en dessous. Toi aussi, tu peux créer des équipes. Une équipe correspond à une équipe, un projet,… Ce que tu veux. N’en crée pas trop ! Ca deviendrait ingérable. Pour toi, comme pour les types que tu auras intégrés à ton équipe. Pour intégrer des gens, tu vas sur les trois petits points à côté du nom de l’équipe et tu cliques. Option « Gérer l’équipe ».

Sous les équipes, il y a des canaux.

Imagine que dans ton bureau, vous soyez six et que vous vouliez organiser une raclette pour l’anniversaire de Roger. Tu vas pouvoir créer une équipe pour la préparation. Tu mettras deux canaux : un pour courses et un pour la préparation. Dans chacun d’entre eux, vous pourrez vous organiser, voire stocker les tickets de caisse scannés et tout ce que vous voulez. Même faire un planning afin d’optimiser le tout, prendre une feuille Excel pour faire les comptes. Tu pourras aussi faire un canal privé dans lequel tu mettras tous les collègues sauf Roger pour la préparation des cadeaux.

Une fois la raclette passée, tu supprimes l’équipe et on oublie. Mais attendons un peu.

Sous le titre de l’équipe « Raclette », tu verras quatre entrées : général, courses, préparation et cadeau. Dans « Général », tu verras des messages destinés à l’ensemble de l’équipe. Dans les canaux, c’est pareil. Tu peux aussi diffuser des messages mais attention, ce n’est pas du « chat » ou de la conversation instantanée. Il ne faut pas confondre les deux. Là, c’est un peu comme Facebook. Un lascar diffuse une information et les autres peuvent cliquer sur répondre pour déclencher une discussion. Ne pas confondre avec Twitter et le « chat » où tous les messages sont emmêlés. J’insiste sur cette différence.

Dans le général et les canaux, tu verras que tu as différents onglets. Publications (c’est là où « c’est comme Facebook »), Fichiers, et « + ». Dans fichiers, tu peux ajouter des fichiers, créer des répertoires,… Tu verras les options disponibles. En cliquant sur le « + » tu peux créer un nouveau signet à partir d’applications diverses qui voudront bien fonctionner…

L’activité

Dans nos grosses icones, tu verras « Activité ». Ca porte bien son nom. On ne peut pas être partout, en revanche. Clique sur flux et regarde ta propre activité. Ca suffit bien.

Les conversations

La dernière grosse icone arrive. « Conversations ». Ca permet de papoter, à deux, à dix à 200 (mais c’est le bordel). Tu peux choisir les gens avec qui tu veux entamer une conversation, suivre celles où tu participes.

Tu veux parler à Roger. Tu tapes @roger dans la barre blanche en haut. Tu veux ajouter du monde, tu cliques sur les deux petits bonhommes tout au bout de la ligne avec Roger. Là, tu peux lancer un appel à plusieurs (vidéo ou audio), avec les options à côté des petits bonhommes ou saisir un message à l’endroit où est marqué « saisissez un message » ce qui semble relativement évident mais on ne sait jamais.

Dans la barre du haut, tu peux saisir n’importe quoi. Par exemple, si tu tapes « Réunion », il complètera automatiquement : « Réunion toto pour test team » puisque cette entrée figure à ton agenda. Tous les invités participeront à la conversation, tu pourras les appeler tous en même temps et ainsi de suite.

Dans une conversation (on va appeler ça un groupe), tu peux partager des fichiers que chacun pourra modifier.

Dans les différentes zones, les messages, les conversations, tu peux utiliser le célèbre @ pour désigner quelqu’un ou attirer son attention.

Je me répète : ne confondons pas les conversations et les publications que l’on peut faire dans les équipes et les canaux.

Finissons-en

Voila, tu commences à comprendre ce qu’est Teams. Teams ne remplace pas l’agenda et la messagerie mais plein d’autres trucs, y compris ton téléphone. Tu peux gérer de la documentation, discuter avec les gens, organiser des réunions, faire des présentations de ton écran, partager des fichiers…

Tout, quoi… Et l’idéal pour le télétravail quand tu n’as pas tes collègues à côté de toi.