Confiné déconfiné jour 57 - des conseils pour l'utilisation des outils de télétravail ou pas

En ce cinquante-septième jour après le début du confinement, il n’y a aucun changement lié au déconfinement pour moi. Je n’ai pas arrêté de bosser de la journée. Pas intensément, des réunions chiantes. Je suis resté à l’écoute, en particulier, de 14 à 18 heures en ne parlant pas plus de cinq minutes tout en traitant mes mails professionnels. Je me rappelle que j’en avais parlé le mois dernier, après la même réunion mensuelle (le premier mardi de chaque mois, sauf ce mois-ci).

Je vais donc en profiter pour donner des conseils aux collègues en télétravail (les problèmes existent aussi au bureau mais le fait d’être à distance et souvent au téléphone multiplie la gène, je vais donner un exemple avec mon premier point).

Premier point : soyez à l’heure aux réunions. Quand on fait une réunion au bureau, on la commence quand les visiteurs arrivent, on va se chercher entre collègues, on voit les autres se lever… On papote sur le chemin de la réunion et commence cinq minutes après le top départ. Au téléphone, il faut arriver à l’heure exacte. S’il y a dix personnes à une réunion et qu’elles attendent le onzième pendant cinq minutes, ça fait 10 personnes qui se font chier et cinquante minutes de travail perdu. La ponctualité est la politesse des rois.

Mon deuxième point apportera une aide. J’arrive pour ma part aux audios teams avec un peu d’avance, trois ou quatre minutes, ce qui permet de papoter avec les présents et évite de perdre du temps en politesses après l’heure de début. Et quand c’est moi qui suis l’organisateur, je commence au maximum avec deux minutes de retard, tant pis pour les absents.

Vous n’avez pas le droit de déranger les autres parce que vous êtes en retard.

Deuxième point : sachez finir une réunion. Quand vous constatez que l’heure de fin prévue de la réunion arrive dans cinq minutes, dites-le et dites que vous avez un impératif. Il y aura toujours un imbécile qui dira « mais on a presque fini ». Envoyez-le chier (poliment), sauf s’il est bien placé dans la hiérarchie (dite seulement que vous avez une autre réunion importante juste après et que vous ne pouvez pas être en retard. Si un sujet n’a pas été traité dans un temps imparti, c’est qu’il faut prévoir une autre séance.  Dites-le.

Troisième point : ne traitez pas les points qui n’intéressent pas tous les participants. Si vous êtes patrons d’un bistro et que vous faites une réunion avec les salariés pour préparer le confinement, faites des réunions générales pour présenter la situation et contentez-vous d’annoncer que vous allez ou vous avez traité la question de l’intendance pour la cuisine avec les cuisiniers.

Si vous constatez une dérive, dites-le. Si au cours de ces comités mensuels où vous traitez tous les aspects et que l’un d’entre eux dérive, demandez l’organisation d’un groupe de travail spécifique.

Quatrième point : n’invitez que les personnes utiles.  Cette après-midi, j’avais un comité mais n’avait pas été averti que seul le planning général serait abordé or il ne me concerne pas (sur 11 invités, seuls quatre ont réellement parlé). Dites tout dans l’invitation, que vous invitez des gens uniquement pour information.

Cinquième point : faites gaffes aux outils de conversation instantanée. Dans ma boite on utilise Teams pour les réunions depuis peu et les collègues ont découvert le « chat » qui va avec mais oublient qu’ils ne sont pas avec des potes dans Messenger. Ils n’arrêtent pas de jacasser. La conversation instantanée doit servir pour des choses utiles seulement sinon ces dernières passent à la trappe.

Sixième point : dans les messageries, évitez les listes de diffusion ou boites génériques. On ne sait plus à qui en cause. Elles sont destinées à être un point d’entrée unique avec des destinataires précis qui s’assureront que le mail est traité. Exemple : direction@lacomete.fr. J’ai des collègues qui utilisent la boite générique de leurs équipes pour éviter de mettre en copie leurs collègues individuellement. Mais ils ne savent pas que les destinataires sont aussi la MOA et les chefs de service. Non seulement, ils sont importunés mais en plus, les échanges les engagent.

Septième point : les destinataires des mails... Il y a plusieurs volets et cela n’a rien à voir avec le télétravail.

Le premier : les destinataires principaux des mails doivent être ceux dont vous attendez une action (une réponse, la bonne prise en compte dans le service ou l’entreprise, donc pas deux personnes dans la même entité). Vous pouvez mettre en copie qui vous voulez (vos collègues, les collaborateurs des destinataires principaux), vous avez toute la légitimité mais pensez au temps que vous risquez de faire perdre à tous ces braves gens pour qu’ils vous lisent et supportent les potentiels répondre à tous. Pensez au temps que vous allez perdre si des discussions s’engagent (c’est un peu pareil avec les tauliers des blogs : voir mon billet de ce matin).

Il y a une exception : les mails d’information.

Si vous mettez trop de destinataires à un mail sans intérêt, tout le monde pensera que vous êtes là pour justifier votre salaire ! Ca ne marche pas.

Le deuxième : mettez vos chefs en « copie cachée » (je reconnais que je pratique peu). Ils seront informés de votre démarche, ne seront pas pollués par les réponses et pourront vous désavouer tout de suite ou ultérieurement car les autres se sauront pas qu’il était au courant dès le début. Ne les mettez en copie visible que si vous pensez qu’il faut faire savoir qu’il cautionne le mail ou si vous écrivez à quelqu’un placé plus haut dans la hiérarchie.

Le troisième : ne faites pas de répondre à tous si ce n’est pas justifié ou si vous ne connaissez pas tous les destinataires ou s’il y a plus d’une demi-douzaine de types en copie.

Le quatrième : quand vous faites un « répondre à tous » malgré tout mais que vous supprimez quelques personnes ou en ajoutez, dites le explicitement dans le mail, pour pas que ça soit vu comme une traitrise ou un parachute. L’autre jour, je discutais avec un salarié d’un client (qui est un des deux actionnaires de ma boite) et plusieurs autres salariés de ma boîte. Au bout de quelques échanges, il ajouté son directeur à la discussion. Une réponse n’a pas plu, le gars a écrit au directeur général de la filiale où je bosse (mon N+5, quand même) et ça m’est retombé dessus par la voie hiérarchique de N-1 en N-1… (je rigole, en deux étapes seulement). Je ne le connaissais pas et n’ai pas fait attention. C’est une belle traitrise. Il aurait dû écrire en commençant son mail par « J’ajoute M. Dugland, qui est mon boss, Directeur adjoint à la charcuterie, car je pense que nous ne pouvons pas traiter le sujet à notre niveau, je pense qu’il vaut mieux qu’il s’adresse à ta direction mais j’ai bien compris ton argumentation. »

(le plus drôle dans cette histoire est que j’ai réussi à convaincre tout le monde de mon argumentation ; il s’agissait de monter en urgence un projet dans le cadre du confinage et mon argument était qu’on prenait trop de risques, argument qui a fait mouche, puisque parallèlement une autre direction du client, celle directement responsable de mon activité alors que la première était en charge du service à la clientèle, a fait une escalade en parallèle pour me soutenir mais sans passer par ma direction).

On pourrait en tirer un autre volet : le directeur en question m’a mis en embarras auprès de mon directeur général en faisant suivre mon mail et à mis en embarras ma hiérarchie dont le DG parce qu’il a fait suivre mon mail (elle était en embarras parce que mes arguments étaient en béton). Ne jamais faire suivre un mail d’un type d’une autre entité à la hiérarchie du type sauf pour se plaindre ouvertement de son comportement. Surtout en période de confinement : mon DG vient d’arriver et je ne l’ai pas rencontré, il ne me connaît pas, ne connaît pas bien le travail de chaque équipe,… Je suis N-4 parce je refuse de faire du management mais je parlais souvent à son prédécesseur.

Huitième point : commencez les mails en exposant bien les sujets. Si vous avez un mail assez long à faire, disons plus d’une dizaine de lignes, commencez par un résumé de vos propos sinon les interlocuteurs qui ne seront pas concernés directement ne lirez pas et ceux qui le sont remettront la tâche à demain et oublieront. Vous ferez perdre du temps à tout le monde. Quel que soit le mail.

Par exemple, j’ai reçu, à titre personnel, dans le cadre du Covid-19 des mails de ma boîte, évidemment, de mon assureur, de ma banque, du syndic de la copropriété, de la RATP, de la SNCF. J’en passe. Ils commençaient tous par un préambule pompeux …

Pour la RATP : « Cher·e·s voyageur·euse·s, cher·e·s client·e·s, Face à la situation exceptionnelle que notre pays traverse et à la limitation des déplacements individuels qui bouleverse nos vies tant sur le plan personnel, familial que professionnel, je tiens à vous exprimer l’engagement et la solidarité du groupe RATP et de ses agents.  Si la santé et la sécurité des équipes sont notre priorité, sachez que nous restons mobilisés pour assurer notre rôle de service public fondamental. Il s’agit de permettre aux autres fonctions essentielles de poursuivre leur mission. Je pense en particulier à tous les personnels médicaux et hospitaliers, à tous les salariés des commerces indispensables à notre vie quotidienne, au personnel de la police, de l’énergie, de la gestion des déchets... »

Qui va lire un tel truc ! Un résumé aurait été plus utile. « Dans le cadre de la crise sanitaire, nous sommes obligés de réduire le trafic et de réaménager nos bus pour faire prendre moins de risques à nos chauffeur, le tout dans la précipitation pour permettre à nos usagers qui ont des déplacements impératifs à accomplir, nous exprimons notre solidarité envers tout le monde, y compris nos clients pochetrons qui ne pourront pas aller au bistro ». A la limite, tout le reste aurait été inutile.

Neuvième point : apprenez à utiliser les outils modernes de partage des fichiers, ceux qui permettent de travailler à plusieurs sur le même document.  Mais je n’argumente pas, je ne rendais pas compte que ce billet était aussi long.

Dixième point : apprenez à utiliser des ordinateurs portables. Ils n’ont pas de souris mais un « touchpad ». Cela fonctionne très bien…

Côté confinage, ma mère a enfin revu un de ses enfants aujourd’hui. Des informations me font rigoler comme celle sur celle sur la préparation du reconfinement par le gouvernement. Je suppose qu’après, ils vont préparer le redéconfinement puis le rereconfinement puis le reredéconfinement. Il va falloir que les dictionnaires intègrent les néologismes de plus en plus vite.

Une autre m’horrifie, celle du service gériatrie de l’hôpital de Lannion et qui pourrait arriver à d’autres. Ces services n’ont pas les mêmes règles que les maisons de retraite. Une vieille a eu des contacts avec un malade de sa famille (je crois), elle a choppé le machin et l’a refilé à une grosse vingtaine de soignants et une autre vingtaine de séniles. Ma nièce bosse sans-doute dans un service proche, voire là…

Côté personnel, il n’y a vraiment aucun changement. Hier matin et au réveil aujourd’hui, je me réjouissais de pouvoir aller faire un tout sans avoir à signer une honteuse attestation mais j’ai visiblement pris l’habitude de rester à la maison à traîner sur les réseaux sociaux.

C’est ainsi.